Rozliczanie przyjęć okolicznościowych polega na:
– rozliczeniu osób odpowiedzialnych za poszczególne czynności,
– rozliczeniu finansowym pomiędzy zleceniodawcą i zleceniobiorcą za wykonaną usługę.
Najważniejsze – zaplanować logistycznie program cateringu przyjęcia
Planując przebieg przyjęcia lub imprezy okolicznościowej została opracowana logistyka
związana z ich organizacją. Bardzo często zdarza się, że organizacja przyjęć okolicznościowych,
a szczególnie cateringowych odbywa się przy użyciu sprzętu specjalnie do tego przeznaczonego
i przechowywanego w magazynie. Poszczególnym osobom zostały przydzielone szczegółowe
zadania z których po imprezie powinni zostać rozliczeni.
Czy należy wziąć zaliczkę za catering?
Po podpisaniu umowy na poczet realizacji zlecenia pobierana jest zaliczka pieniężna, która
zazwyczaj wynosi poniżej 50 % kosztów przyjęcia. Jest to kwota gwarancyjna, że zleceniodawca
nie wycofa się z umowy na krótko przed imprezą, kiedy placówka poniesie już pewne koszty
np.: zakup sprzętu, surowców itp. Reszta należności za imprezę wpłacana jest po jej
zrealizowaniu. Rezygnacja z usługi powoduje konsekwencje wynikające z podpisanej umowyzlecenia.
Jeżeli nie było innych uzgodnień dotyczących wystawienia rachunku, kierownik
gastronomii lub sali powinien przedstawić rachunek po zakończeniu przyjęcia. Forma płatności
za usługę wynika ze zlecenia.
Jak radzi nam catering Verona, w rachunku należy wyszczególnić wszystkie potrawy i napoje
przygotowane i podane w czasie przyjęcia oraz dodatkowe koszty poniesione przez placówkę,
a uzgodnione w zleceniu. W przypadku, kiedy nie było kompletu gości, a zleceniodawca nie
zgłosił wcześniej zmian w zakresie liczby gości, zleceniodawca ponosi pełne koszty, tak jak było
ustalone w zleceniu. Również dodatkowymi kosztami obciąża się zleceniodawcę, jeżeli z winy
uczestników przyjęcia powstały szkody np. zniszczony został sprzęt lub zastawa stołowa, a fakt
ten został spowodowany niewłaściwym zachowaniem.
Ponieważ oprawa przyjęć bankietowych jest w większości finansowana przez
zleceniodawcę, obowiązkiem obsługi jest uzgodnienie sposobu zabezpieczenia kompozycji
kwiatowych, proporczyków lub innych elementów dekoracyjnych udostępnionych lub
zapłaconych przez zleceniodawcę. Kwiaty mogą być zabrane przez zleceniodawcę po przyjęciu,
lub przechowane do dnia następnego, kiedy gość przyjdzie rozliczyć się za usługę albo
podarowane dla lokalu.
Pozostałe po przyjęciu potrawy i napoje powinny być rozdysponowane według życzenia
gospodarza przyjęcia. W różnych środowiskach i częściach kraju przyjęte jest:
– zabezpieczenie i przechowanie do dnia następnego np: po weselu na poprawiny,
– obdarowanie wychodzących gości uczestniczących w przyjęciu ciastem i słodyczami,
– zapakowanie pozostałych potraw i napojów w celu zabrania ich przez gospodarza,
– zastosowanie się do życzenia zleceniodawcy.
Każde nawet najwspanialsze przyjęcie wcześniej czy później dobiega końca. Nawet
trwające prawie do rana przyjęcie weselne nie zwalnia obsługi od wykonania prac końcowych,
związanych z przywróceniem sali do stanu pierwotnego z przed imprezy.
Czynności końcowe można podzielić na:
– segregowanie butelek po napojach,
– zabezpieczenie elementów dekoracyjnych stołu,
– zabezpieczenie pozostałych potraw i napojów,
– przygotowanie rachunku za usługę,
– sprzątanie sali,
– przygotowanie brudnej bielizny stołowej do pralni
– ustawienie stołów do codziennego funkcjonowania placówki,
– zwrot do magazynu pobranego sprzętu i zastawy stołowej.
Już w trakcie przyjęcia puste opakowania po napojach powinny być gromadzone w pobliżu
sali bankietowej. Jest to konieczne do rozliczenia faktycznego spożycia napojów, szczególnie
wtedy, kiedy nie ma określonego limitu na napoje, a zleceniodawca uzależnia ich ilość od
zapotrzebowania gości. Opakowania powinny być wkładane do skrzynek lub kontenerów
wg asortymentu, co ułatwi ich policzenie.
W obecności gości nie można zdejmować ze stołów obrusów, rozstawiać stołów, ani
wykonywać żadnych prac porządkowych. Obsługa przystępuje do czynności porządkowych
dopiero po opuszczeniu sali bankietowej przez ostatnich gości. Najpierw zbiera się pozostałą na
stołach zastawę i odnosi do zmywalni. Następnie zdejmuje się obrusy, składa, przelicza
i przygotowuje do zdania do pralni. W dalszej kolejności zdejmuje się i składa moltony, mokre
lub poplamione oddaje się do pralni. Blaty stołów czyści się, a następnie stoły ustawia się
według przyjętego zwyczaju. Sala powinna być wywietrzona i sprzątnięta, gotowa do normalnej
działalności.
Następnego dnia kelnerzy przygotowują do oddania pobrany z magazynu sprzęt i zastawę.
Korzystając z listy kontrolnej przeliczają go, a następnie przekazują do magazynu.